第一条 为加强专利行政执法案卷管理，规范案卷的整理、保管、调阅和利用等工作，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规规定，制定本制度。

第二条 本制度中所称专利行政执法案卷是指各级专利行政执法单位依法在案件办理过程中直接形成的各种文字、声像等不同形式的记录，依照一定规则制作形成的案卷。

第三条 全省各专利行政执法单位办理的各类案件（包括专利侵权纠纷调处、其他专利纠纷调解和假冒专利查处）的案卷管理工作，均适用本制度。

第四条 专利行政执法案卷管理工作应当遵循及时立卷、规范整理、定期归档、集中保管、方便利用的原则。

第五条 各专利行政执法单位应加强对专利行政案卷管理工作的监督指导，定期进行评查和考核，并作为执法考核的重要指标。

第六条 各执法单位应确定专门人员负责专利行政执法案卷管理工作，并定期开展案卷管理工作培训。

第七条 执法人员应当从立案之日起收集、整理与案件有关的各种文书、证据等文件材料，并在案件结案之后2个月内交档案管理人员立卷。

第八条 案卷管理人员应对预归档材料进行审核，如发现存在缺失、重复、杂乱等问题，应当退回执法人员及时补充、整理。

第九条 案卷中文件材料的排列顺序，应按照行政执法程序的客观进程形成文件材料时间的自然顺序，兼顾文件之间的有机联系进行排列。

1.专利侵权纠纷和其他专利纠纷案卷排列顺序如下：

（1）卷宗封面；

（2）卷内目录；

（3）处理决定书或调解协议书或撤销案件通知书等；

（4）请求书；

（5）立案审批表；

（6）受理案件通知书；

（7）答辩通知书；

（8）口头审理通知书；

（9）当事人身份证明材料及其委托代理人相关手续；

（10）请求人举证材料；

（11）被请求人举证材料；

（12）答辩书；

（13）询问笔录；

（14）调查笔录等调查取证材料；

（15）口审笔录；

（16）合议笔录；

（17）结案审批表；

（18）送达回证。

2.假冒专利查处案卷排列顺序如下：

（1）卷宗封面；

（2）卷内目录；

（3）行政处罚决定书；

（4）举报投诉书或市场检查材料等；

（5）立案审批表；

（6）调查笔录等调查取证材料；

（7）违法嫌疑人身份资料（企业营业执照复印件、法人代表身份证明、居民身份证复印件）；

（8）违法嫌疑人委托资料；

（9）违法事实证据材料；

（10）违法嫌疑人陈述、申辩材料及相关证据；

（11）处罚前告知书：

（12）听证通知书；

（13）听证笔录；

（14）结案审批表；

（15）责令改正通知书；

（16）送达回证。

相关法律、法规和规章对立卷归档顺序另有规定的，依照其规定执行。

第十条 专利行政执法案卷立卷实行“一案一卷”；同一案件文件材料较多时，可以适当分成若干分卷。

第十一条 涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的案件，应当分成正副卷，将其中不宜公开的文件材料另行装订成副卷。

第十二条 专利行政执法案卷应当按照年度及结案时间先后顺序编号组卷。

第十三条 一般专利侵权纠纷调处、其他专利纠纷调解等专利纠纷案件案卷保存期限为10年，重大案件案卷保存期限为20年。

一般假冒专利案件行政处罚案卷保存期限为30年，重大假冒专利案件行政处罚案卷永久保存。

没有定性为假冒专利或者定性为假冒专利但没有给予行政处罚的案件案卷保存期限为10年。

第十四条案卷材料经过系统排列后，应逐页编号。页号一律用阿拉伯数字编写在有文字正面的右下角，背面的左下角。案卷封面、卷内目录、封底不编号。

第十五条卷内目录应按文件材料排列顺序逐件填写。一份文件材料编一个顺序号。立卷时根据案件性质选用相应的一种，并在目录的相应“材料名称”之后填上所在页次。

第十六条属卷内目录所列范围之外的应归档材料，放在“其他”栏填写或归入“附书证”栏中。

第十七条案卷装订前，应对文件材料进行全面检查，材料不完整的应补齐，破损或褪色的应修补、复制。订口过窄或有字迹的应粘贴衬纸。纸张过大的材料应修剪折叠。加边、加衬、折叠均以A4规格纸张为准。需要附卷保存的信封，应打开展平加贴衬纸，邮票不得取掉。文件材料上的金属物应剔除干净。

第十八条卷宗的装订必须牢固、整齐、美观、不丢页、不压字、不损坏文件，不妨碍阅读，便于保管和利用。

第十九条每卷的厚度以不超过20毫米为宜。材料过多的，应按顺序分册装订。

第二十条案卷采用左侧三孔一线方法装订，以底边和翻口取齐。

第二十一条独立成册的书证材料，应与案卷材料一起组卷，作为案卷的附件编号。

第二十二条 需调取、借阅、利用案卷成卷的，应先提出请求，填写取用案卷人员的单位和姓名、取用时间、预计归还时间等信息，并由案卷管理人员整理、汇总成表。

如涉及保密内容的案卷材料，取用案卷人员需要进行书面上报，由分管执法的部门领导批示同意后才可以取用。

第二十三条 专利行政执法案卷管理，适用《中华人民共和国档案法》法律法规的有关规定。

第二十四条 案卷管理人员违反本制度及相关规定的，应当根据情节轻重依法给予行政处分；造成重大损失、情节严重的，依据《中华人民共和国档案法》的规定追究责任。

第二十五条 本制度自公布之日起开始施行。